CRM Connector

Il problema dell'integrazione dati: Metodo CRM Connector

Lo scoglio più grande nell’implementazione di un CRM in azienda è la parte di sincronizzazione dei dati con l’ERP o con altri sistemi (es: Help Desk, server di posta). È impensabile che questa attività venga svolta manualmente. Bisogna automatizzare questo processo.
D’altro canto, il CRM deve essere lo specchio dell’attività dell’azienda e per questo ha bisogno di personalizzazioni diverse per ogni realtà nel quale viene impiegato. Lo stesso discorso vale per l’ERP o l’Help Desk. Quindi i sistemi da sincronizzare sono cablati e unici e l’unica soluzione presente finora nel mercato era un software scritto ad hoc per ogni azienda.

Metodo fornisce oggi una tecnologia avanzata per la sincronizzazione incrementale di dati fra sistemi eterogenei: Metodo CRM Connector.

Metodo ha implementato questa tecnologia per “connettere” il proprio ERP Metodo Evolus e Microsoft Dynamics CRM, il proprio ERP Metodo Evolus con la piattaforma B2B interamente sviluppata dalla stessa casa madre, inoltre per “connettere” il proprio Help Desk basato su Exchange con Microsoft Dynamics CRM.

Un caso reale di applicazione

Nel caso specifico di sincronizzazione verso e da il CRM, i dati da gestire sono relativi ai clienti, alle offerte, agli ordini, ai pagamenti ai listini articoli e prodotti e ad altre entità specifiche personalizzate.

Prendiamo ad esempio il problema di mantenere allineata l’anagrafica dei clienti tra l’ERP e il CRM.

Alla prima installazione del CRM, tutti i clienti dell’ERP dovranno essere esportati verso il CRM. Durante la normale attività dell’azienda, i potenziali clienti inseriti nel CRM quando effettueranno il primo ordine dovranno essere esportati verso l’ERP. Sia dall’ERP, sia dal CRM si potranno modificare le informazioni dell’anagrafica. Queste modifiche dovranno essere sincronizzate tra i due sistemi. Lo stesso vale per l’anagrafica cliente di Exchange.
Se cambio ad esempio il numero di telefono di un cliente dal CRM, l’informazione deve essere propagata all’ERP e a Exchange.

Se si inizia a scrivere un applicativo che tiene conto di tutti questi casi con tutte le eccezioni dipendenti dalla particolare azienda dove si va a operare, ci si rende subito conto che il risultato sarà un software monolitico non applicabile ad altre realtà. Bisogna cambiare punto di vista. Metodo ConnectorTM permette di sbrogliare la matassa suddividendo il problema in processi molto semplici.

Nell’esempio appena mostrato, la sincronizzazione del cliente si modella in questo modo:

1. Processo che sincronizza i clienti dall’ERP al CRM: questo processo deve essere eseguito la prima volta che il CRM è installato, ad ogni inserimento o modifica di un cliente nell’ERP.
2. Processo che sincronizza i clienti dal CRM all’ERP: questo processo a fronte di modifiche di un cliente nel CRM riporta i dati nell’ERP. Inoltre si occupa di creare un cliente nell’ERP quando un lead potenziale diventa cliente effettivo.
3. Processo che sincronizza i contatti di Exchange con il CRM: questo processo si occupa di mantenere aggiornati i contatti di Exchange con i lead del CRM.
4. Processo che sincronizza i contatti di Exchange con l’ERP: questo processo si occupa di mantenere aggiornati i contatti di Exchange con i clienti dell’ERP.
5. Processo che sincronizza i lead del CRM con i contatti di Exchange: questo processo si occupa di mantenere aggiornati i lead del CRM con i contatti di Exchange.
6. Processo che sincronizza i clienti dell’ERP con i contatti di Exchange: questo processo si occupa di mantenere aggiornati i clienti dell’ERP con i contatti di Exchange.

In ogni istante è possibile:

aggiungere nuove entità da esportare e relazionarle a quelle esistenti.

 

Tutte queste operazioni sono possibili attraverso un Designer il quale, attraverso giusti accorgimenti, produrrà un Wizard dove l’utente finale potrà decidere quali entità (tabelle) esportare e quali dati esportare o meglio, tenere sincronizzati. Attualmente in commercio vi sono diverse soluzioni che importano dati verso il CRM, Metodo CRM Connector non importa semplicemente una tantum i dati ma tiene sincronizzato questi in maniera incrementale. Va detto inoltre che la sincronizzazione può avvenire in modalità batch o in real time.

E’ inoltre possibile ad ogni sincronizzazione inviare una mail all’amministratore di sistema con il report della sincronizzazione oppure inviare delle notifiche riguardanti l’inserimento di particolari dati all’interno del CRM, tutto questo grazie al motore di notifica di eventi su cui è basato Metodo Connector.

Come funziona

Operativamente un processo di sincronizzazione avviene su due livelli, fondamentalmente ben distinti:

1. Come devono essere esportati i dati?
   A questa domanda risponde il primo livello di parametrizzazione. Attraverso un editor molto intuitivo si possono definire quali campi esportare e come devono essere mappati nei campi di destinazione, si possono inoltre definire tutte le informazioni per estrarre e depositare le entità, le fonti dati, i parametri di connessione, ecc... Quando si vuole portare la soluzione presso una azienda, l’installatore dovrà configurare i processi basandosi sulle specifiche richieste. Abbiamo trasformato un’attività di programmazione in un’attività di configurazione con ovvi risparmi di tempo e di potenziali errori.
2. Quali sono i dati da esportare?
   Il motore del Connector prepara sulla base delle impostazioni selezionate al primo livello una procedura guidata che può essere utilizzata dall’utente finale anche in corso di sincronizzazione. La scelta di quali dati da esportare è presa dopo lo sviluppo dell’applicazione e non prima, evitando di fossilizzare le logiche all’interno del software. In qualsiasi momento si può decidere ad esempio che alcuni clienti dell’ERP vanno esportati con certe informazioni (e quindi attraverso un processo specifico) e altri, invece, con informazioni diverse con un altro un altro processo).